Toplantıları daha verimli hale getirmenin ilk kuralı, bu toplantılara gerçekten ihtiyacın olup olmadığına karar vermektir. Yapılması gereken işler için bu şablonu kullanarak onları daha etkili ve eylem-odaklı hale getir:
Toplantıdan önce:
Projeyi ilgili ekip üyeleriyle paylaş ve onlara görevler ata.
Ele alınacak olan tüm konular için birer toplantı gündemi görevi ekle.
Toplantı süresini etkili bir şekilde ayarlamak için her gündem görevine bir zaman sınırı belirle. Örneğin, “A Projesini değerlendir (2 dk)”.
Toplantıdan sonra:
Bir sonraki toplantıya kadar tamamlanmalarını sağlamak adına, alınan kararlar için atama yap ve bitiş tarihleri belirle.